Trước khi hàng về nhập kho :
Quản lý mã hàng
Khách hàng tự đăng nhập vào tài khoản được cấp trên phần mềm quản lý kho AAWMS, tạo mã SKU sản phẩm theo form chuẩn trên hệ thống yêu cầu, sau khi tạo xong khách hàng bấm nút xác nhận là đã chủ động tạo xong một mã SKU sản phẩm và sử dụng ngay. Hệ thống tự động nhận dữ liệu SKU này, nếu SKU đã có rồi thì hệ thống sẽ thông báo sự trùng lặp nếu có để người tạo SKU điều chỉnh.
Tạo đơn nhập hàng (PO – Đơn nhập hàng)
Khách hàng chủ động tạo đơn nhập hàng trên hệ thống phần mềm quản lý kho AAWMS, chọn thời gian hàng về kho, số lượng, chủng loại sản phẩm SKU,… sau đó bấm nút xác nhận là hệ thống AAWMS ghi nhận đơn hàng nhập này lên hệ thống.
Kho AA ghi nhận đơn hàng và sắp xếp xử lý
Bộ phận nhập hàng (Inbound) theo dõi phần mềm Kho AAWMS liên tục, kiểm tra ghi nhận đơn hàng, thông báo cho Quản lý kho sắp xếp nhân lực chuẩn bị trước cho đơn hàng này.
Hàng về nhập kho :
Bộ phận Nhập hàng (Inbound Team) kho AA thực hiện nhận hàng trực tiếp từ người giao, bốc xếp hàng khỏi xe vận chuyển
Kiểm tra ngoại quan hàng hóa theo quy trình quy định của kho AA, và kiểm tra theo yêu cầu của khách nếu có, phân loại hàng hóa, in và dán 2 barcodes lên từng sản phẩm
Quét 2 mã Barcodes từng sản phẩm để Nhập Hàng vào hệ thống phần mềm kho AAWMS theo quy trình công nghệ Barcodes, xếp hàng ngay ngắn trên Pallet, di chuyển pallet xếp cất hàng lên ô kệ.
QUẢN LÝ HÀNG LƯU TRONG KHO
Bộ phận Lưu trữ (Inventory Team) kho AA: Hàng hóa được xếp ngay ngắn trên pallet, xếp lên ô kệ, tối đa hóa sức chứa trong mỗi ô kệ, quét mã vạch ô kệ để định vị pallet hàng trên hệ thống.
Khi có đơn hàng xuất thì bộ phận lưu trữ sẽ nhận phiếu lấy hàng và đi lấy hàng, scan 2 barcodes từng sản phẩm lấy theo đơn để ghi nhận trừ số liệu những sản phẩm này ra khỏi hệ thống phần mềm quản lý kho AAWMS. Sau khi lấy hàng theo đơn xuất yêu cầu, Bộ phận lưu trữ bàn giao số lượng hàng xuất này theo đơn cho bộ phận xuất hàng.
ĐƠN XUẤT HÀNG & BÀN GIAO ĐỐI TÁC VẬN CHUYỂN
Khách hàng tạo đơn hàng xuất kho, bấm nút xác nhận là hệ thống ghi nhận yêu cầu.
Bộ phận Xuất hàng (Outbound Team): Nhân viên phụ trách theo dõi phần mềm AAWMS và in phiếu lấy hàng chuyển bộ phận lưu trữ đi lấy hàng. Sau đó quét mã vạch từng sản phẩm nhận theo đơn xuất từ bộ phận lưu trữ bàn giao.
Kiểm tra ngoại quan mỗi sản phẩm theo quy định kho AA, đảm bảo sản phẩm sạch không bụi bám.
+ Xuất hàng theo đơn hàng yêu cầu, đóng gói hàng hóa theo đơn nếu có yêu cầu.
+ Scan mã đơn hàng xuất & bàn giao đơn hàng xuất cho đơn vị vận chuyển.
Qua mỗi công đoạn nghiệp vụ trong kho đều được cập nhật trạng thái trên hệ thống phần mềm quản lý trực tuyến AAWMS, kèm theo màu sắc quy định, như:
Đang khởi tạo (Submitting)
Chờ nhập / Chờ xuất (On standby)
Đang xử lý soạn đơn hàng (Processing)
Đã soạn xong chờ bàn giao (Ready to ship)
Đã bàn giao đơn vị vận chuyển (Delivered)
Khi đơn hàng đang ở trạng thái chờ nhập/ chờ xuất tính từ mốc thời gian nhập / xuất yêu cầu thì có tô nền màu sắc thể hiện thời gian chờ đợi xử lý, màu sắc trình diễn như sau theo thời gian chờ quy định: từ Xanh lá cây chuyển dần sang hồng sang đỏ theo số giờ chờ xử lý, để nhân viên kho chú ý tình trạng đơn hàng này.
Khách hàng có thể xem, tải xuống các báo cáo xuất - nhập - tồn kho luôn có sẵn trên hệ thống phần mềm quản lý kho AA trực tuyến theo thời gian thực.
Quản lý phiếu nhập kho / phiếu xuất kho / phiếu kiểm kê, kho AA vẫn luôn in ra 2 bản giấy để ký bàn giao với bên vận chuyển, mỗi bên giữ 1 bản giấy để lưu đối chiếu khi cần, có ghi rõ đầy đủ chi tiết tình trạng ngoại quan hàng hóa, số lượng, quy cách đóng gói, điểm bất thường nếu có, trên những biên bản bàn giao này để triệt tiêu tranh chấp về sau.
Kho AA báo cáo ngay các sản phẩm hư hỏng, rách móp méo, xì thấm ướt trong lô hàng nhập kho, hàng bị đổi trả về kho, kèm theo hình ảnh/ video để khách hàng hướng dẫn kho AA xử lý tiếp theo đối với các sản phẩm này.
Kho AA kiểm tra hiện trạng hàng hóa đang lưu trữ trong kho theo định kỳ quy định, báo cáo khách hàng nếu có sản phẩm nghi vấn bất thường về ngoại quan để có hướng xử lý tiếp theo
